Na de zomer zie ik bij dienstverlenende ondernemers vaak hetzelfde beeld. De agenda is gevuld en nieuwe aanvragen komen binnen. Toch blijft de financiële ruimte achter. Niet alle uren zijn bevestigd, vastgelegd of gefactureerd. Een volle planning geeft dan vertrouwen, terwijl nog onzeker is hoeveel omzet en cashflow die planning werkelijk oplevert.
Een volle agenda blijkt geen garantie
Een klein adviesbureau met vier medewerkers verwachtte in september ongeveer €30.000 omzet. De ondernemer zag voldoende werk en overwoog een extra freelancer in te schakelen.
Samen bekeken we welke opdrachten definitief waren bevestigd. Ook controleerden we hoeveel uren beschikbaar waren en wanneer klanten waarschijnlijk zouden betalen.
Voor €4.000 aan werkzaamheden ontbrak nog een opdrachtbevestiging. Daarnaast bevatte de planning ongeveer €3.000 aan mogelijk meerwerk. Door vakantiedagen, intern overleg en commerciële afspraken waren minder factureerbare uren beschikbaar dan verwacht.
Van de geplande €30.000 bleek ongeveer €23.000 voldoende zeker. Slechts €18.000 zou waarschijnlijk binnen dezelfde maand worden gefactureerd en ontvangen.
Dit is een situatie die ik vaker tegenkom bij adviesbureaus, creatieve bureaus en andere zakelijke dienstverleners. Zij verkopen vooral tijd, kennis en capaciteit. Daardoor ontstaat omzet pas wanneer werkzaamheden goed zijn afgesproken, uitgevoerd én gefactureerd.
Kijk verder dan het banksaldo
De eerste stap naar meer financiële grip is vaststellen welk geld werkelijk beschikbaar is.
Het saldo op de zakelijke rekening bevat vaak bedragen die al bestemd zijn voor btw, belastingen en salarissen. Ook freelancers, software en verzekeringen moeten nog worden betaald.
Staat er €25.000 op de rekening? Dan kan de vrije ruimte aanzienlijk lager zijn. Dat verschil wordt belangrijk wanneer je personeel wilt inzetten of nieuwe kosten wilt aangaan.
Ik adviseer ondernemers daarom om niet alleen naar het actuele saldo te kijken. Trek eerst alle bekende verplichtingen voor de komende acht weken af.
Het resterende bedrag is de buffer voor vertragingen, tegenvallers en nieuwe beslissingen. Deze eenvoudige berekening geeft vaak meer inzicht dan een omzetoverzicht over de afgelopen maand.
Controleer vervolgens welk werk al is uitgevoerd, maar nog niet is gefactureerd. Bij dienstverlenende organisaties blijft omzet gemakkelijk hangen in urenregistraties, projecttermijnen en mondeling afgesproken meerwerk.
Werk dat nog niet is gefactureerd, levert geen cashflow op. De betaaltermijn begint bovendien pas nadat de factuur is verzonden. Wacht je twaalf dagen met factureren? Bij een betaaltermijn van dertig dagen kan het geld pas na 42 dagen binnenkomen. Die periode financier je zelf. Salarissen en andere vaste lasten lopen ondertussen gewoon door.
Bereken wat een opdracht werkelijk oplevert
Bij het adviesbureau uit het voorbeeld was niet alleen de timing een aandachtspunt. Enkele opdrachten vroegen ook meer uren dan vooraf waren begroot.
Extra overleg, voorbereiding en correctierondes waren niet volledig meegenomen in de prijs. Daardoor viel het werkelijke uurtarief lager uit.
Een volle agenda kan dus een lage marge verbergen. Dat zie je niet wanneer je alleen naar omzet kijkt.
Vergelijk daarom per opdracht de gefactureerde omzet met de werkelijk bestede tijd. Neem ook de kosten van medewerkers en freelancers mee. Zo wordt de winstgevendheid per opdracht zichtbaar. Je ontdekt welke klanten voldoende bijdragen en waar onbetaald werk ontstaat.
Bij het adviesbureau leidde die analyse niet direct tot een algemene prijsverhoging. Eerst werden de afspraken over correctierondes en meerwerk aangescherpt. Voor nieuwe opdrachten werd daarnaast vaker met een voorschot gewerkt. Dat verbeterde de cashflow zonder dat er meer uren verkocht hoefden te worden.
Baseer nieuwe kosten op bevestigde omzet
Na de vakantie lijken veel commerciële kansen dichtbij. Er lopen gesprekken en verschillende offertes zijn bijna akkoord. Toch is een kans nog geen opdracht. Een klant kan uitstellen, minder afnemen of uiteindelijk niet tekenen.
Maak daarom onderscheid tussen bevestigde en verwachte omzet. Gebruik voor je financiële basis alleen opdrachten die daadwerkelijk zijn toegezegd. Waarschijnlijke opdrachten kunnen in een tweede scenario worden opgenomen. Zo blijft de omzetplanning realistisch, zonder commerciële kansen te negeren.
Deze scheiding is belangrijk wanneer je extra capaciteit wilt inzetten. Een freelancer kan passend zijn voor een tijdelijke piek. Een medewerker vraagt om voldoende structurele omzet en marge.
Bij het adviesbureau werd de freelancer daarom nog niet voor alle beschikbare dagen vastgelegd. Eerst werden twee openstaande offertes bevestigd. Daarmee voorkwam de ondernemer dat kosten vooruitliepen op onzekere omzet.
Vier cijfers voor de komende acht weken
Financieel bedrijfsadvies draait in zulke situaties niet alleen om cijfers. Het gaat vooral om de keuze die je op basis van die cijfers maakt.
Zet daarom vier bedragen naast elkaar:
- beschikbare cash na bekende verplichtingen;
- uitgevoerd werk dat nog moet worden gefactureerd;
- de verwachte marge op bevestigde opdrachten;
- bevestigde omzet voor de komende acht weken.
Beantwoord vervolgens één vraag:
Is het antwoord onzeker? Dan weet je waar je eerst moet bijsturen.
Wil je weten waar jouw onderneming financiële grip verliest? Doe dan de gratis groei- en waardescan van Impact Growth Partner. De scan geeft inzicht in cashflow, winstgevendheid, organisatie en bedrijfswaarde.
Oprichter van Impact Growth Partner. Zij helpt zakelijke dienstverleners in het MKB financiële informatie te vertalen naar betere beslissingen over cashflow, winstgevendheid, organisatie en bedrijfswaarde.
Meer over Mylène →